Les dossiers financiers

Livres financiers

Il existe deux raisons majeures pour conserver des livres financiers. La première est d’avoir en main l’information requise par vos états financiers, ceux-ci vous démontrent si vous êtes profitables et vous aident à prendre des décisions de gestion. La deuxième, les records des transactions financières de votre coopérative servent de base d’information pour remplir la déclaration d’impôts de votre coopérative, ce qui est requis par l’Agence du revenu du Canada.

Rappelez-vous, il est plus facile de débuter avec un bon système de livres et de les garder à date que d’essayer de les reconstruire à la fin de l’année.

Éléments d’un système de livres financiers

  1. Un compte courant: Tout échange monétaire devrait être fait par l’entremise de votre compte bancaire, pour qu’il soit enregistré sur votre état de banque mensuel. Enregistrez toutes les transactions de votre chéquier et de votre carnet de versements.
  2. Factures: Gardez les factures de toutes vos transactions financières, c’est à dire, pour tous les achats et les ventes effectués par votre coopérative.
  3. Livre de paie
  4. Un système de tenue de livres: Ceci vous offre le moyen d’enregistrer toutes vos activités financières. La complexité du système de tenue de livres dépendra de la complexité de votre entreprise. Pour plusieurs petites coopératives, un ensemble de livres très simples est tout ce qui sera requis.

Comment organiser vos comptes

Toute transaction financière aura des effets sur deux comptes ou plus. Par exemple, la paye réduit le montant de l’encaisse et augmente les dépenses salariales, les ventes accroissent l’encaisse ou les comptes à recevoir et réduit l’inventaire. Les cinq catégories principales de comptes sont:

1. Actif (ce que vous possédez)

  1. compte courant
  2. comptes à recevoir
  3. inventaire
  4. frais payées d’avance (ex: assurances)
  5. équipement
  6. immobilisations et terrains

2. Passif (ce que vous devez à autrui)

  1. comptes payable
  2. ligne de crédit
  3. prêts à long terme

3. Avoir des membres et bénéfices non répartis (les avoirs moins les passifs)

  1. parts sociales des membres
  2. prêts des membres
  3. réserve collective (bénéfices non répartis)

4. Revenus (l’argent que vous recevez)

  1. ventes
  2. autres

5. Dépenses (coûts d’opération)

  1. salaires
  2. bénéfices
  3. assurance
  4. loyer
  5. électricité
  6. fournitures de bureau