Afin de gérer et de diriger votre coopérative efficacement, et pour vous assurer que les membres demeurent dévoué·e·s envers la coopérative, des politiques claires et une bonne tenue de livres sont de la plus haute importance. Les politiques fournissent aux membres une compréhension commune des exigences et des règlements auxquels ils ont consenti. Ces règlements devraient assurer que tous les membres soient traités de façon juste et équitable, tout en faisant en sorte que les conditions d’exploitation de l’entreprise soient réalisées de façon efficace. La tenue de livres — procès-verbal de réunions, relevés de compte, comptabilité, etc. — est essentielle afin de s’’assurer que la coopérative remplisse ses obligations légales et, surtout, que les membres aient tous accès à l’information sur les décisions prises et les résultats obtenus.
Politiques
Les politiques sont les principes directeurs établis par les membres qui déterminent les façons dont la coopérative devrait être organisée et gérée au quotidien. La taille de votre coopérative et la complexité de ses opérations d’affaires auront une grande influence sur le type et le nombre de politiques qui conviennent à votre coopérative. Les politiques sont élaborées et approuvées de plusieurs façons, il en existe toutefois trois catégories générales. La première catégorie concerne les politiques qui doivent être approuvées par l’ensemble des membres. Celles-ci sont généralement peu nombreuses et concernent les conditions de travail au sein de la coopérative. La deuxième catégorie — habituellement la plus imposante — est celle qui concerne les politiques qui sont élaborées et approuvées par le conseil d’administration. La troisième catégorie est celle des politiques qui traitent des détails des opérations. Souvent, ces politiques se font approuver par les gestionnaires de la coopérative.
Parmi les activités qui pourraient bénéficier de ces politiques, nommons : l’éducation des membres, la rémunération, l’organisation du travail, les avantages sociaux, les vacances et les congés de maladie. Suite à l’établissement de telles règles, votre coopérative sera prête à faire face à la majorité des situations qui se présenteront. Les attentes seront claires pour tous les membres. Les politiques peuvent aussi offrir des lignes de conduite face à des situations difficiles, telles qu’une situation où un membre ne s’acquitte pas de ses responsabilités.
Il est important de noter que l’élaboration de politiques peut avoir lieu de plusieurs façons. Par exemple, la politique sur la rémunération sera probablement développée en conjonction avec le budget et les commentaires des membres, de l’équipe des finances et de certains membres du conseil d’administration. Le conseil d’administration peut mettre en place des comités qui comprennent des administrateurs et admministratrices et des membres de la coopérative afin d’examiner une question et de faire une recommandation. Les gestionnaires pourraient demander aux membres qui travaillent dans un certain domaine de l’entreprise d’élaborer des politiques d’opération pour leur domaine, ou encore les développer eux-mêmes.
Une fois la politique élaborée, elle est présentée à l’instance de la coopérative qui détient l’autorisation d’approuver ce type de politique.
Finalement, les politiques, comme beaucoup d’autres aspects de la coopérative, sont élaborées au fil du temps selon les situations qui changent et les nouvelles questions qui se présentent. Parfois, des politiques qui étaient appropriées au moment où elles ont été développées ne sont plus efficaces lorsque la situation change et doivent être modifiées. Il arrive également qu’une question se présente pour la première fois et il devient alors évident qu’il serait avantageux de se doter d’une politique assurant que toute situation semblable sera traitée de la même façon dans l’avenir, sans avoir besoin de l’analyser ou de la discuter exhaustivement.
Tenue de livres
Il est essentiel pour toute entreprise d’établir un système de tenue de livres dont plusieurs sont prescrits par la loi. Ils devraient être bien organisés et accessibles à tous les membres de la coopérative. De cette façon, l’information serait facilement accessible pour aider au développement de votre coopérative. Voici quelques-uns des livres que vous devriez tenir.
Registre de la coopérative
Vous devriez tenir un livre de procès-verbaux contenant l’information provenant de toutes les assemblées des membres et des réunions du conseil d’administration. Toute règle et tout changement devraient être consignés dans le livre des politiques, incluant les dates où ces changements ont été approuvés. Chaque membre devrait posséder une copie du livre des politiques, de la constitution de la coopérative et des règlements de régie interne.
Livres financiers
En plus de la tenue de livres régulière, vous devriez conserver des livres individuels pour les comptes de prêts et de parts sociales des membres, pour les comptes clients, pour le livre de paie, Agence du Revenu du Canada (remises mensuelles au Régime des Rentes du Canada ou à l’Assurance emploi), les relevés bancaires, les budgets, les états financiers et les déclarations d’impôts.
Fichiers opérationnels
Ces fichiers aident à se garder au courant sur des questions comme la production, les calendriers de travail et l’approvisionnement.
Fichiers généraux
Ces dossiers contiennent tout ce qui peut se rapporter à votre coopérative : la correspondance, les revues spécialisées, l’information marketing, les contacts, de l’information sur les programmes gouvernementaux, des coupures de presse et plus.